Registrar - II

Cuando la investigación es efectuada por un miembro del personal de la organización que realiza el estudio del trabajo, el conocimiento del sistema global en el cual se utiliza un procedimiento es posible que ya exista y el registro puede iniciarse en el nivel del procedimiento.
El registro sigue la misma modalidad que en el estudio del trabajo en el taller. Normalmente, un sistema o procedimiento se registra en forma esbozada para poder analizar cuestiones más amplias y gradualmente la investigación se concentra en un nivel pormenorizado, utilizando técnicas que permiten efectuar un registro más detallado. Una técnica de registro útil es la de la descripción del procedimiento, que es un medio « abreviado » de registrar una información completa básica acerca de lo que se hace en un procedimiento. Es un registro muy sencillo pero sirve para determinar las principales etapas de un procedimiento.

Análogamente, en esta etapa de registro resumido, es útil reunir un ejemplar de cada formulario y documento utilizado en un procedimiento particular. Estos se pueden incorporar al dorso de una hoja, junto con posibles anotaciones, a la que se suele designar con el nombre de diagrama de modelos. Estos dispositivos de registro cumplen el mismo objetivo que el organigrama resumido: registran los principales detalles y proporcionan la base para un primer examen del procedimiento. Este primer examen tiene por objeto eliminar esferas globales de actividad antes de que se registren las esferas más esenciales y se exa- minen más de cerca. En este nivel se debe emplear un método de registro más detallado. Los organigramas pueden utilizarse en la oficina, pero es más útil emplear una variación del organigrama conocida con el nombre de diagrama de procedimiento. De hecho se trata, en efecto, de un cursograma analítico de tipo documento puesto que describe el avance de un documento o serie de documentos a lo largo de un procedimiento. Como en los procedimientos a menudo participan varios departamentos, es corriente utilizar el diagrama en un formulario constituido por columnas en la que cada una de ellas representa un departamento o sección de la organización (figura 59). Esto da la posibilidad de que cada departamento se concentre en su propia parte del procedimiento y de que se reconozcan fácilmente las transferencias entre departamentos. Como sucede con todas las técnicas de registro, lo esencial es concentrarse en registrar información con un grado de detalle y en una forma que resulte idónea para su examen posterior.