Como los documentos son el principal «producto» de las oficinas, se debe
prestar meticulosa atención a los sistemas de archivado y recuperación. En la
etapa de archivado podría ser posible sustituir el documento de papel por un
microfilm o por una cinta magnética para reducir el espacio necesario. La
naturaleza del medio utilizado para archivar dependerá de la índole y frecuencia
de la recuperación posterior y de los requisitos legales relativos a los documentos
que se han de conservar.
Cuando hay que almacenar grandes cantidades de
documentos (por ejemplo, en muchas organizaciones de servicios financieros),
puede resultar imprescindible estudiar los sistemas de almacenamiento
automatizados.
El transporte de los documentos es otro sector que cuenta con una tecnología
desarrollada. Existen en la actualidad sistemas mediante los cuales los
documentos se pueden transmitir por todo el edificio, con inclusión de cambios
del nivel del suelo, sobre una base preprogramada y recurriendo a tubos y/o
carriles. El sistema del transporte de documentos debe diseñarse junto con el
sistema de almacenamiento y recuperación como parte del estudio de la
manipulación de los materiales. Normalmente resulta mucho más fácil concebir
y poner en práctica sistemas automatizados de manipulación de documentos
cuando la oficina está ubicada en un edificio nuevo, pero a menudo es posible
aplicar un sistema a un edificio existente con todas las restricciones inherentes.
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