Concepción y control de formularios

Como hemos indicado más arriba en el apartado de registrar, en todas las oficinas son comúnmente utilizados documentos y formularios, que a menudo constituyen la única prueba física de un procedimiento. Los documentos se emplean como vectores de información y la eficacia de este proceso viene determinada por la eficacia del propio documento, o sea la forma en que recoge y transfiere información y en que se relaciona con otros documentos y con las personas que lo utilizan. Tal vez se debería haber podido esperar a disponer en la actualidad de oficinas sin papeleo, pero parece que falta mucho para llegar a esta situación. Es más difícil leer una información en pantalla que impresa, por lo que se tiende a copiar sobre papel la información incluso cuando se origina en pantalla. El formulario electrónico acelera considerablemente la transferencia de información y el surgimiento de tecnologías como el intercambio electrónico de datos está teniendo cierta repercusión en el volumen de los formularios de papel que se transfieren entre organizaciones. La concepción adecuada de los formularios, sin embargo, sigue siendo una parte importante del estudio del trabajo basado en la oficina. Además, suele haber una proliferación de formularios en muchas organizaciones, formularios especiales diseñados para una función concreta y quizá temporal, pero que luego pasan a formar parte del trabajo principal de la oficina. A lo largo de un período de tiempo, han hecho su aparición muchos formularios nuevos, pero son muy pocos los que en algún momento se dejan deliberadamente de emplear. Existe, pues, una necesidad equivalente de controlar los formularios. Los objetivos de la concepción de un formulario son idénticos a los del propio estudio de métodos, a saber: eliminar actividad y, cuando esto no es posible, aunar o simplificar las actividades. En lo que a los formularios respecta, esto puede significar la supresión (y luego la fusión o simplificación) de formularios completos o la eliminación (y luego la fusión o simplificación) de asientos particulares en los formularios. La concepción y el control de los formularios constituye, por consiguiente, una forma especializada del estudio de métodos más que una actividad distinta.