Otro factor que se ha de tomar en consideración para evaluar la tecnología
es el conflicto entre el costo y la facilidad o comodidad de uso. Por ejemplo,
aunque puede ser mucho más «agradable» contar con fotocopiadoras individuales
en cada departamento de la organización, esto puede provocar unos gastos de
reproducción muy superiores a los que entrañaría disponer de un departamento
de copias centralizado que pueda emplear una maquinaria de gran potencia y más
eficiente para producir un gran número de copias. Lo mismo cabe decir de otras
instalaciones como el servicio de fax centralizado en comparación con unas
máquinas de fax distribuidas por toda la organización. Es posible que sea
necesario establecer una política de la empresa con respecto a algunos de estos
servicios a fin de que cada departamento conozca las «reglas del juego».
Un aspecto importante del establecimiento de nuevos métodos estriba en
evaluar un método posible y compararlo con el método existente o con otro
cambio factible. Conviene asegurarse de que todo método modificado responde
a los objetivos de la investigación, pero es igualmente importante determinar las
ventajas secundarias de cualquier modificación. Se puede incorporar, por ejemplo,
el tratamiento de textos para aumentar la eficiencia, pero éste tiene frecuentemente
ventajas secundarias como el mejoramiento de la presentación. Esas ventajas
secundarias deben incluirse en cualquier análisis de costo-beneficio.
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