Implantar y mantener

La implantación de un método revisado es siempre importante. Si la implantación se efectúa torpemente, el nuevo método tiene pocas posibilidades de dar resultado. Sin embargo, los principios aplicados para la implantación y luego el mantenimiento de un nuevo método en un entorno de oficinas son exactamente idénticos a los aplicados para implantar métodos nuevos en el taller. La capacitación y el sostén de los que participan en el cambio son esenciales. La primera tarea consiste en asegurarse de que saben exactamente lo que se espera de ellos. Algunas organizaciones disponen de manuales de procedimientos regulares en los que están explicadas todas las rutinas administrativas. Cuando se implanta por primera vez un nuevo sistema o procedimiento, puede resultar necesario complementar la descripción formal con unas hojas de capacitación c instrucción concreta y/o con cursillos de formación. Es útil elaborar algún tipo de hojas de información sobre los cambios para que los trabajadores puedan ver lo que se hacía con el sistema o procedimiento antiguo y captar inmediatamente lo que deben hacer con el nuevo. Cuando existen manuales sobre los procedimientos, es vital que se mantengan actualizados. Debe haber alguna manera de velar por que, cuando se introduce un cambio en un sistema o procedimiento, todos los ejemplares de los manuales se actualicen y todas las personas que los aplican, por remota u ocasionalmente que sea, tengan conocimiento del cambio y de sus repercusiones en su tarea. Cuando un sistema o procedimiento se modifica podrán surgir algunas dificultades iniciales. Algunas de éstas pueden carecer de importancia, pero si son numerosas podrían juntas plantear un problema grave o disminuir la confianza en los cambios. Por consiguiente, conviene que la puesta en práctica esté cuidadosamente supervisada y que se puedan introducir pequeñas modificaciones, de ser necesario, antes de que los problemas se agraven.