Disposición de la oficina

La disposición de la oficina es otro aspecto especializado del estudio de los métodos en la oficina. De hecho, es una extensión de la disposición de la fábrica y aplica los mismos principios y métodos. Todos los tipos de disposición salvo la disposición en puestos fijos, a que se hará referencia en el capítulo 14, son válidos en un entorno administrativo. 

Además, a menudo se discuten las ventajas relativas de las oficinas de implantación abierta o celulares (véase más adelante). En realidad, la mayoría de las oficinas combinan ambos sistemas y la elección suele depender mucho de factores como las restricciones impuestas por los edificios existentes y la cultura de la organización en lo que concierne a las consideraciones prácticas de diseño. La planificación de la disposición de la oficina debe seguir la jerarquía del sistema. El sistema global determinará la disposición en sentido amplio, la división en procedimientos determinará la disposición detallada y la índole de los métodos de trabajo determinará el diseño del puesto de trabajo. A continuación habrá que examinar las diferencias relacionadas con el tipo general de disposición elegida. Una disposición basada en procedimientos particulares será obviamente diferente de otra determinada por funciones administrativas concretas.

 Como ocurre con todas las investigaciones relacionadas con el estudio de los métodos, necesitamos disponer de información que sirva de base a cualquier decisión relativa al tipo de disposición. 

La etapa de registro de la investigación debe aportar detalles sobre el equipo utilizado, los volúmenes y corrientes de documentos, el número de empleados, las corrientes de comunicación, etc. Dispositivos como los diagramas de desplazamiento pueden utilizarse para complementar los datos de los diagramas de los procedimientos y proporcionar información sobre la comunicación y el contacto entre los puntos de trabajo. La mayor utilización de la tecnología de oficina implica que la disposición de las oficinas debe tener estrictamente en cuenta las necesidades de electricidad y de servicios, de una iluminación adecuada y de la evitación o reducción del ruido. 

Además, es indispensable que los cables estén adecuadamente colocados, ya que en un punto de trabajo puede haber una computadora, una impresora, un contestador automático, una máquina de facsímil, un teléfono y quizá otros dispositivos, con sus correspondientes cables eléctricos y de conexión. Si no se instalan correctamente, resultan antiestéticos y constituyen un peligro para la seguridad.