Diseño de Detalles - II

En la figura 61 se presenta un ejemplo sencillo de un formulario de ese tipo. En esc formulario se han inscrito el nombre y la dirección porque figurarán en un sobre (dado que casi con toda seguridad se copiarán de ese formulario a los sobres en el futuro). El número del empleado figura en la parte derecha superior para ajustarse al método de archivado. Los asientos del número del empleado, el departamento, la sección, la escala salarial y punto que ocupa en la escala son fijados de antemano puesto que se utilizan códigos para el departamento y la sección y se han previsto casillas para orientar al usuario con respecto al número exacto de caracteres que debe emplear. Análogamente, se ha incluido una casilla relativa a la fecha inicial para asegurarse de que la fecha se indica en el lugar correcto. En la parte inferior figura el número de referencia del formulario para que se pueda reordenar fácilmente y el nombre del formulario se indica claramente en la parte superior para que resulte fácil verificar que se está utilizando el formulario correcto. Los conjuntos de formularios de múltiples partes pueden ser útiles en ciertas circunstancias, pero esta ventaja debe ponderarse con los costos adicionales de pro- ducción. 

Cuando no se utilizan formularios de ese tipo, pero se requieren múlti- ples copias, frecuentemente se recurre al fotocopiado. Esto resulta caro, no tanto por los gastos de fotocopia, sino por el costo del tiempo de personal que se necesita. Siempre vale la pena producir un «modelo» del formulario y hablar acerca del diseño con las personas que van a utilizarlo. En la actualidad muchos formularios se producen dentro de la organización utilizando conjuntos de materiales especiales y programas de edición con computadora de mesa para el diseño de los formularios. La proliferación de ese tipo de programas entraña el peligro de que el diseño de los formularios corra a cargo de numerosas personas dentro de la organización, muchas de las cuales no cuentan con una capacitación, conocimientos especializados o experiencia adecuados. El peligro con la edición mediante computadora es el conjunto de servicios y opciones de diseño que proporciona, lo que provoca una tendencia de los usuarios no capacitados a hacer uso de un número excesivo de ellas en cualquier publicación. Esta es una de las razones por las que conviene controlar los formularios.