Estudios sobre la disposición de las oficinas - I

Teniendo en cuenta las observaciones anteriores, un estudio sobre la disposición de las oficinas debe estar constituido por las etapas siguientes. Se parte del supuesto de que, como resultado de las fases de selección y definición del proyecto, el encargado del estudio está consciente de las limitaciones que se imponen a la investigación, especialmente las determinadas por los edificios existentes y por las limitaciones de fondos.
1) Registro de los detalles de los principales sistemas utilizados dentro de la oficina.
2) Registro de los detalles de los procedimientos administrativos que apoyan esos sistemas.
3) Examen de los métodos de trabajo empleados en esos procedimientos y realización de un estudio básico de métodos de cada uno. (En la mayoría de los casos esto puede resultar bastante sencillo, pero en otros es posible que sea necesario proceder a un estudio más completo para confirmar que el método es el más adecuado.) Esta etapa es importante ya que no tiene sentido establecer una disposición en torno a métodos de trabajo que pueden cambiar en el próximo futuro. En particular, conviene determinar el conjunto del equipo que se está utilizando actualmente o que se propone utilizar en breve.
4) Evaluación de la capacidad de cada parte del procedimiento, posiblemente hasta cada puesto de trabajo dentro del procedimiento. (Esta es una actividad de medición del trabajo; si no existe un sistema regular de medición del trabajo, puede ser necesario obtener la información de estimaciones, con ayuda de los directores y supervisores.)
5) Análisis de los volúmenes de producción y formulación de preguntas a los altos directivos para descubrir probables tendencias futuras.
6) Determinación de las vías y frecuencias de comunicación y contacto.
7) Diseño de puestos de trabajo individuales, utilizando los principios ergonómicos tal como se describen en el capítulo 5. Algunos de los puestos de trabajo pueden ser simples mesas, mientras que otros pueden estar constituidos por sitios para trabajar con computadoras o fotocopiadoras. Los puestos de trabajo deben concebirse como una entidad completa, que incluya superficies para trabajar, asientos y equipo. Cuando proceda, se debe incluir también espacio para el archivo «personal». En esta etapa, el diseño debe seguir siendo conceptual y estar integrado exclusivamente por los detalles de lo que se necesita y de cómo se va a proceder al respecto.
8) A partir de los datos relativos al volumen y la capacidad, se calculan las necesidades totales de los puestos de trabajo.