Concepción de formularios - II

Una vez que resulta evidente la necesidad de un formulario particular (que puede ser una fusión de dos o más formularios existentes), podemos empezar a diseñarlo. Al idearlo, debemos procurar que el formulario: 

□ sea compatible con el empleo a que se destina: por ejemplo, un formulario que se prevé utilizar durante largo tiempo o en un entorno exterior, y quizá en condiciones climáticas adversas, ha de tener una calidad de papel distinta de un formulario que se utiliza dentro de un local o durante un breve período de tiempo. 

□ sea fácil de completar: esto significa que el formulario debe ser claro y no tener ambigüedades. Los asientos deben ser compatibles con la fuente de los datos - si los datos se copian de otro formulario deben seguir el mismo orden - o cierto orden lógico. (Los errores de transcripción son muy comunes. Se reducen al mínimo cuando los datos tienen una estructura y un contexto que permite captar fácilmente los errores.) Debe haber espacio suficiente para cada asiento, teniendo en cuenta el método de registro (impresión, mecanografiado, etc.). Se deben utilizar formas de opciones múltiples y asientos abreviados siempre que sea posible para ahorrar tiempo y para reducir al mínimo el número de errores. 

□ sea fácil de utilizar: esto se refiere ai papel que desempeña el formulario en un procedimiento una vez que ha quedado completado. En general la información que transmite debe ser leída por otra persona, que la tomará como base para su actividad, y el diseño dependerá, en consecuencia, de cuál es esa actividad. Es posible que la única actividad consista en archivar el formulario y en recuperarlo en ocasiones para tener acceso a la información. En ese caso, el principal requisito es que el número de referencia (número del formulario o asiento de identificación constituido por el número del empleado, el nombre del departamento o cualquier otro dato) sea claro y esté situado en el lugar que le corresponda con arreglo al método de archivo. Si el formulario se tiene que enviar por correo, deberá tener un formato que permita meterlo en un sobre normalizado lo menos plegado posible. Otras consideraciones se examinan en « diseño de detalles » infra.